Microsoft Excel - datatyökalujen aatelia vai ankeuttaja?
Microsoftin klassikkotyökalu Excel on tunnetusti useimman pienyrittäjän tärkein työtoveri, mutta kevyen kirjanpidon ylläpitämisen lisäksi se taipuu moneen muuhunkin käyttötarkoitukseen. Taulukkolaskentaohjelman hyöty tulee esille monenlaisessa datatyössä, sillä se tarjoaa kaavakavalkaadinsa lisäksi erilaisia työkaluja niin datan analysoimiseen kuin visualisointiinkin. Myös datan siivoamista (eng. data cleaning) tehdään yhä paljon Excelin avulla, jonka jälkeen järjestetty data voidaan viedä eteenpäin esimerkiksi raportointityökalu Power BI:hin.
Monella elää yhä ajatusvinoumia siitä, ettei Excel taivu siihen käyttötarkoitukseen johon sen haluaisi taipuvan, ja tästä syystä sitä käytetäänkin vain välttämättömään, yksitoikkoiseen manuaaliseen tekemiseen. Totuus taustalla kuitenkin usein on, ettei Excelin funktioista, tai sen mahdollisuuksista tiedetä oikeastaan puoliakaan.
Suositun taulukkolaskentaohjelman käyttötaitoja pidetään yhtenä “työelämän yleistiedoista”, sillä Exceliä käyttää kaiken kaikkiaan jopa ~700 miljoonaa ihmistä. Väitämme osaavamme hyödyntää Exceliä sujuvasti hallitessamme perinteiset funktiot kuten SUM ja AVERAGE, tai MIN & MAX, tai luodessamme vaikkapa tietojoukosta taulun josta filtteröidä tarvitsemamme tiedot. Mitä oikeastaan tänä päivänä vaaditaan siihen, että Excel-taidot ovat käyttäjällä niin sanotusti “hallussa”?
Tässä postauksessa listataan muutamia ajankohtaisia myyttejä Excelistä. Pidetäänkö taulukkolaskentaohjelmaa vanhanaikaisena työkaluna modernien datatyökalujen rinnalla, ja mitä yhteistä ohjelmointikieli Pythonilla on Excelin kanssa?
Psst! Jos Excel-taitosi kaipaavat vielä hiomista, löydät kirjoituksen lopusta hyödyllisiä linkkejä joilla harjoitella työkalun käyttöä!
“Excel työkaluna ei ole enää tätä päivää“
Vaikka Excelin rinnalle onkin noussut jo kehittyneempiä työkaluja datan analysoimiseen (Tableau, PowerBI, Looker), datatyön lisääntyvä määrä lähes kaikilla aloilla tekee hyvistä Excel-taidoista relevanteimman kuin koskaan aiemmin. Tästä huolimatta Excel-osaamisessa voi olla tekijöiden kesken jopa yrityksen sisällä merkittäviä eroja.
Siinä missä edistyneenä Excelin hallintana voitiin 10-vuotta sitten pitää mm. LOOKUP-funktioiden ja IF-lauseiden hallintaa, tänä päivänä edistyneeltä osaajalta odotetaan ainakin Pivot-taulukoiden, sekä Power Queryn, eli Excelin ETL-työkalun ymmärtämistä. Osaamisvaatimukset riippuvat toki paljolti siitä, mihin yritys taulukkolaskentaohjelmaa toiminnassaan hyödyntää. Voitkin siis taputtaa itseäsi tässä vaiheessa ylpeästi olalle, jos osaat hyödyntää sellaisia Excelin funktioita, mistä kollegasi eivät tiedä - onneksi olkoon!
Ohjelmistolla on kuitenkin omat rajoitteensa, ja datamäärien kasvaessa tulevat esiin myös erilaiset haasteet. Excelin tehot loppuvat suurien datamassojen käsittelyssä, eikä reaaliaikainen tiedonhallinta tiimityössä ole täysin aukotonta. Rajoitteista huolimatta, pitäisi Excel-keskusteluissa puhua ennemminkin siitä, miten monet manuaaliset, aikaa vievät prosessit saataisiin vähennettyä mahdollisimman minimiin, ja täten saada työkalusta kaikki tehot irti.
Excel-osaajien yhteisö verkossa on suuri, ja YouTubesta löytyykin lukuisia ajankohtaisia videoita siitä kuinka työkalun erikoisempiakin ominaisuuksia saadaan otettua helposti käyttöön. Exceliin tulee myös jatkuvasti uusia päivityksiä sekä ominaisuuksia vastaamaan käyttäjien tarpeisiin, viimeisimpänä mm. Microsoftin Copilot tekoälyavustaja, joka on mahdollista integroida tulevaisuudessa suoraan Exceliin.
“VBA-ohjelmointi tulee kuolemaan pian“
Usko tai älä, mutta Microsoft Officen mukana tulee täysin oma ohjelmointikielensä. VBA-ohjelmointi (Visual Basic for Applications) mahdollistaa Excelin käytöstä entistä persoonallisemman, sillä käyttäjät voivat luoda sen perustoiminnoista poikkeavia, mukautettuja ratkaisuja juuri omiin tarpeisiinsa. Excelin lisäksi sitä voidaan hyödyntää myös muissa Office-ohjelmissa, kuten PowerPointissa ja Wordissa.
VBA-ohjelmoinnin idea perustuu rutiininomaisten Excel-toimintojen tehostamiseen ja automatisoimiseen makrojen avulla. Makrot mahdollistavat jokaisen hiiren klikkauksen nauhoittamisen “talteen”, jonka ansioista riittää, että prosessi toistetaan ainoastaan kerran. Jos sinulla on vaikkapa taulukko joka sisältää useita eri välilehtiä, nauhoitat klikkauksien sarjan vain kerran, jonka jälkeen voit suorittaa saman toiminnon muille välilehdille, pelkästään käynnistämällä makron!
Tämän lisäksi voit luoda useita kustomoituja funktioita ja painikkeita omilla toiminnoillaan. Rakenna vaikkapa raportti kuukausittaisista myynneistä käden käänteessä, ja lähetä sen sähköpostilla muille vastaanottajille vain yhdellä napin painalluksella. Voilà!
On totta, että VBA-ohjelmoinnin hautajaisista on puhuttu jo pitkään. Koodin kirjoittamiseen käytettävä VBE (Visual Basic Editor) muistuttaa ulkoasultaan lähinnä muinaisjäännettä, joten ei ole yllättävää, miksei sen suosio ole tänä päivänä enää kovassa nosteessa. Modernit ohjelmointikielet, kuten Python vastaa paremmin kompleksisiin datankäsittelyn haasteisiin pelkästään jo kirjastojen avulla, joiden ansioista kaikkea koodia ei tarvitse kirjoittaa alusta alkaen itse. Tästäkin huolimatta VBA-osaajia löytyy kuitenkin yhä, erityisesti niissä ympäristöissä, joissa Excel-pohjaiset dataratkaisut ovat yleisiä.
“En käytä Exceliä, koska Pythonin avulla saan suoritettua tismalleen samat tehtävät“
Pythonin avulla voit suorittaa milteimpä kaikki samat toiminnot kuin Excelissäkin: siivota dataa, suorittaa analyysejä, luoda- ja automatisoida raportteja, sekä tehdä eri laskutoimituksia, taulukoita, ja visualisointeja datasta. Sekä tietysti paljon muutakin.
Pythonin ylivoimainen etu on se, että se toimii todella hyvin isojen datamassojen käsittelemisessä, ja suorittaa laskutoimitukset nopeammin verrattuna Exceliin, joka saattaa ottaa useita minuutteja riippuen datan koosta. Kukapa meistä ei olisi joskus tallentanut suurimpia Excel-tiedostoja pakonomaisesti jokaisen tehdyn operaation jälkeen siltä varalta, jos ohjelma sattuisikin vaikka kaatumaan.
Pythonin käyttö edellyttää kuitenkin ohjelmointiosaamista, sekä hieman Python-kirjastojen tuntemista, joiden avulla tiedonkäsittely helpottuu huomattavasti. Tunnetuimpia kirjastoja ovat mm. Pandas, Numpy ja Seaborn -kirjastot.
Excelin rivimäärä loppuu virallisesti 1,048,576 rivin kohdalla, mutta suorituskyky operaatiosta riippuen jo paljon aiemmin. Python-kirjastojen suorituskyky ylettyy jopa 10 miljoonaan riviin, kiitos tietotyyppien, joiden avulla muistin käyttöä on mahdollista optimoida tehokkaasti. Esimerkiksi yleisesti käytetyn Pandas-kirjaston suorituskyky perustuu vektorointiin: operaatioita suoritetaan koko tietojoukolla kerralla sen sijaan, että niitä käsiteltäisiin yksi arvo tai rivi kerrallaan.
Vaikka Python on tehokas ja ylivoimainen työkalu datanhallintaan, se ei yksinään voita Excelin helppokäyttöisyyttä, jonka suurin osa “advanced”-toiminnoistakaan ei edellytä lainkaan ohjelmointitaitoja. Pythonia ja Exceliä ei voida myöskään suoraviivaisesti edes verrata toisiinsa: toinen niistä on monipuolinen ohjelmointikieli, ja toinen on taulukkolaskentaohjelma graafisella käyttöliittymällä.
Ohjelmien integraatio on kuitenkin jo hyvää vauhtia tuloillaan. Python tunnettuine kirjastoineen on pian yhdistettävissä suoraan Exceliin, jonka avulla datan tutkiminen ja analysointi on monipuolistuu Excelissä kokonaan uudella tavalla.
Kiinnostaako yhä Excel-taitojen preppaus? Tässä muutamia linkkejä eri verkkosivuille, joista löydät niin aloittelijan-, kuin edistyneenkin tason materiaalia Excelin harjoitteluun. Huomioithan, että linkit vievät englanninkielisille sivuille:
W3Schools Excel-tutoriaalit esimerkkien kera
Microsoftin omat videot Excelin harjoitteluun
Microsoftin oma Excel blogi josta voi tarkistaa viimeisimpiä päivityksiä ohjelman toimintoihin
